دار الكتب والوثائق القومية ترفع جاهزية كوادرها قبل «القاهرة الدولي للكتاب» بندوة متخصصة في البروتوكول والمراسم
في إطار توجه وزارة الثقافة نحو تطوير الأداء المؤسسي والارتقاء بمهارات العاملين، نظّمت دار الكتب والوثائق القومية، برئاسة الأستاذ الدكتور أسامة طلعت، ندوة متخصصة بعنوان «البروتوكول والثقافة: تنمية المهارات الشخصية للعاملين في العلاقات العامة والبروتوكولات والمراسم»، وذلك بقاعة دار الوثائق القومية بكورنيش النيل، ضمن الاستعدادات الجارية للمشاركة في الدورة السابعة والخمسين من معرض القاهرة الدولي للكتاب.
أدارت الندوة الأستاذة شيماء حبشي، مديرة إدارة العلاقات العامة والاتصالات الخارجية، وشارك فيها كل من السفير عمر سليم، مستشار وزير الثقافة للعلاقات الخارجية، والسفير أيمن مشرفة، مساعد وزير الخارجية الأسبق للمراسم، بحضور عدد من قيادات دار الكتب والوثائق القومية والعاملين بها.
وفي كلمتها الافتتاحية، رحبت الأستاذة شيماء حبشي بالحضور والضيوف، مؤكدة أن تنظيم هذه الندوة يأتي في إطار الحرص على رفع الوعي بقواعد البروتوكول والمراسم، وأهمية تطبيقها في الفعاليات الرسمية والمناسبات الثقافية، فضلًا عن دورها في الحياة العملية اليومية، لما تمثله من عنصر أساسي في تعزيز التواصل الثقافي والاجتماعي، وإبراز الصورة الحضارية للمؤسسات الثقافية المصرية.
ومن جانبه، أكد الأستاذ الدكتور أسامة طلعت، رئيس دار الكتب والوثائق القومية، أن تنمية الموارد البشرية تمثل أحد المحاور الرئيسية لخطة التطوير الشاملة داخل الدار، مشيرًا إلى أن إدارات العلاقات العامة والمراسم تُعد الواجهة الحقيقية التي تعكس صورة المؤسسة والدولة أمام ضيوفها من الداخل والخارج.
وأوضح أن الاستعداد لمعرض القاهرة الدولي للكتاب لا يقتصر على الجوانب التنظيمية أو الثقافية فقط، بل يمتد ليشمل الالتزام الدقيق بقواعد البروتوكول، وحسن الاستقبال، ودقة التنظيم، بما يتناسب مع مكانة مصر الثقافية وريادة المعرض، الذي يستقبل سنويًا وزراء وسفراء وممثلي دول ومنظمات دولية.
وأضاف أن نجاح إدارة الفعاليات الكبرى يتطلب تنسيقًا كاملًا بين جميع الإدارات المعنية، والعمل بروح الفريق الواحد، بما يضمن خروج الحدث بصورة مشرفة تعكس احترافية دار الكتب والوثائق القومية وقدرتها التنظيمية. واختتم كلمته بالتأكيد على أهمية الاستفادة من الخبرات الدبلوماسية الرفيعة التي تطرحها الندوة، داعيًا العاملين إلى تطوير مهاراتهم العملية وتطبيق ما يتم عرضه من مفاهيم وقواعد على أرض الواقع، بما يسهم في تعزيز الأداء المؤسسي للدار.
وفي كلمته، أوضح السفير أيمن مشرفة، مساعد وزير الخارجية الأسبق للمراسم، أن الالتزام بقواعد البروتوكول والمراسم ليس أمرًا شكليًا، بل هو تعبير صريح عن احترام الدولة لضيوفها، واحترام العامل لمؤسسته ودوره المهني. وأكد أن التفاصيل الدقيقة، بدءًا من أسلوب الاستقبال، وتحديد خطوط السير، وتنظيم أماكن الجلوس، وصولًا إلى طريقة تقديم الضيافة، تلعب دورًا مباشرًا في تكوين الانطباع العام لدى الضيوف.
وتناول السفير أيمن مشرفة آداب الضيافة الرسمية، وأهمية اختيار نوعية الأطعمة والمشروبات المناسبة لتفادي أي مواقف محرجة، كما استعرض ما يُعرف بـ«لغة الشوكة والسكينة» باعتبارها إحدى أدوات البروتوكول غير المنطوق، التي تنقل رسائل واضحة دون الحاجة إلى حديث مباشر.
وأشار كذلك إلى ضرورة الإعداد الجيد لقاعات الفعاليات، ووضع بطاقات الأسماء باللغة الإنجليزية، ومراعاة التوزيع الملائم للضيوف عند زيادة الأعداد، لتجنب أي حرج أو حساسيات دبلوماسية، مؤكدًا أن البروتوكول الناجح هو الذي يُدار بهدوء ودقة دون أن يشعر الضيف بأي ارتباك.
وشدد على أهمية التنسيق المستمر بين إدارات العلاقات العامة والمراسم والقيادات التنفيذية، والعمل بروح الفريق الواحد، مع ضرورة مراعاة احتياجات ذوي الهمم وتجهيز أماكن الفعاليات بما يضمن سهولة الحركة والحفاظ على الكرامة الإنسانية للجميع.
ومن جانبه، استعرض السفير عمر سليم، مستشار وزير الثقافة للعلاقات الخارجية، القواعد العامة للبروتوكول والمراسم في الفعاليات الثقافية الدولية، موضحًا أسس استقبال كبار الضيوف من رؤساء الدول أو من ينوب عنهم، والسفراء، وضيوف الشرف، مؤكدًا أن من ينوب رسميًا عن رئيس دولة أو سفير يُعامل بروتوكوليًا بذات الصفة الرسمية.
وأشار إلى أهمية تحديد خطوط السير منذ لحظة استقبال الضيف من بوابة الدخول وحتى انتهاء الزيارة، والتنسيق المسبق عند تنظيم الجولات داخل مقرات الفعاليات، بما يضمن انسيابية الحركة وعدم حدوث أي ارتباك.
كما تناول عددًا من القواعد العملية المرتبطة بإدارة المراسم في المعارض الكبرى، من بينها تنظيم قاعات الاستقبال، والتعامل مع الأعداد الكبيرة من الضيوف، ومراعاة احتياجات ذوي الهمم، وتجهيز البنية التحتية للفعاليات بما يضمن الراحة وسهولة الحركة لجميع المشاركين.
وشهدت الندوة تفاعلًا ملحوظًا من الحضور من خلال الأسئلة والمداخلات والمناقشات، التي أسهمت في إثراء الحوار وتوضيح العديد من الجوانب التطبيقية المرتبطة بالبروتوكول والمراسم، مؤكدين أهمية استمرار تنظيم مثل هذه الندوات التدريبية لما لها من دور فاعل في تطوير الأداء المؤسسي ورفع كفاءة العاملين، خاصة مع الاستحقاقات الثقافية الكبرى التي تستعد لها الدولة المصرية.